¿Qué entendemos por Interesados en el Proyecto?

* Un interesado, involucrado o “stakeholder” del proyecto se define como “personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por una decisión, actividad o resultado del proyecto”[1]

* Cuando se toma la decisión de realizar un proyecto, hay una serie de actores internos que se tiene la responsabilidad de por todos los procesos necesarios de realizar, desde el inicio, e incluso antes en la preparación de la idea, hasta el cierre. Ejemplo de estos actores internos son el Gerente General, el Director de Programa o a veces el Director de un Departamento, el Director del Proyecto, El Equipo del Proyecto y los Directores de otras Unidades administrativas relacionadas con el Proyecto.

* Aparte del núcleo interno del Proyecto el proyecto tiene interacción con personas u organizaciones externas que tienen intereses en su desarrollo: Cliente o clientes, entidades reguladoras o de ejecución de políticas públicas, posibles aliados, accionistas o socios aportantes, periodistas, financiadores, proveedores, etc.

¿Por qué es importante la Gestión de los Interesados del Proyecto?

* Los involucrados en el proyecto son determinantes para el éxito del mismo. Una vez Identificados y clasificados todos, la respuesta a través de estrategias específicas para lograr su participación, determinará las posibilidades de que el proyecto pueda desarrollarse sin mayores conflictos.

* Los interesados deben participar, y su participación debe ser dirigida por el Director del proyecto. Esa participación puede ir de poco a mucho, dependiendo de las necesidades del proyecto y la organización ejecutante. Dirigir necesariamente tomar en cuenta los intereses y enfoques de los diversos actores sociales directa o indirectamente implicados. Lo contrario conlleva riesgos, costos y en ocasiones pérdidas de oportunidades, tiempo, inversiones y confianza.

Gestionar la Participación de los Interesados ayuda a aumentar la probabilidad de éxito del proyecto al asegurar que los interesados comprenden claramente las metas, objetivos, beneficios y riesgos del mismo.

Esto les permite apoyar el proyecto de forma activa y ayudar en la orientación de las actividades y en las decisiones del proyecto. Al anticipar la reacción de las personas frente al proyecto, pueden implementarse acciones proactivas a fin de obtener apoyo o minimizar los impactos negativos.

¿Cuáles son los procesos a realizar para gestionar los interesados en el proyecto?[2]

1) Identificar a los Interesados.

* Este proceso le permite al DP identificar ya al inicio a las personas, grupos u organizaciones involucradas con el proyecto, así como de analizar y documentar información relevante relativa a sus intereses, participación, interdependencias, influencia y posible impacto sobre el éxito del mismo. El estudio inicial de los actores debe ser revisado y actualizado con regularidad. El objetivo es poder establecer buenas relaciones con los interesados para asegurar el éxito del trabajo. Al final del proceso se tiene un registro de interesados que hay que actualizar y evaluar a lo largo del proyecto.

* En forma esquemática se siguen los siguientes pasos:
a) Identificación. Se realiza levantando una lista inicial, elaborada con información de la Gerencia, de otros Directores de Unidades de la organización, del documento del mandato del proyecto, de listas de proyectos anteriores o de informaciones de expertos conocedores de la organización y su entorno. Entre más temprano se haga esta tarea mejor. Los interesados que se descubren tarde en el proyecto probablemente soliciten cambios, lo que puede provocar retrasos.

b) Determinar los requisitos, expectativas e intereses. Esta información que se puede hallar en talleres, mediante encuestas y entrevistas es de vital importancia para poder establecer la forma de relacionamiento y comunicación con ellos y esto además contribuye en la definición del alcance del proyecto.

c) Determinar su nivel de influencia. Hasta cierto punto, cada interesado será capaz de afectar negativa o positivamente un proyecto. Este es su nivel de influencia y deberá ser identificado y gestionado.

* Lledó (p. 325) resume los pasos así:

1) Identificarlos: Roles, área, conocimientos, expectativas, influencia. Los resultados se colocan en una tabla.
2) Establecer su impacto: Clasificarlos según su influencia, intereses, participación, urgencias de obtener resultados. Se pueden hacer tablas cruzando las variables y asignándoles a estas una valoración cualitativa como “alta, media, baja”. Los cruces se pueden hacer entre: poder/interés, poder/influencia, influencia/impacto, poder/urgencia/legitimidad, internos/externos, soporte/neutrales/opositores, cooperación/impacto, etc.
3) Evaluación. ¿Cómo podrían reaccionar o influir en el proyecto? y ¿qué debería hacerse para obtener una buena cooperación?

Ejemplo:

* “El nivel de participación actual de todos los interesados se debe comparar con los niveles de participación planificados que se requieren para concluir el proyecto con éxito. La participación de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto es crítica para el éxito del mismo.

El nivel de participación de los interesados se puede clasificar de la siguiente manera:

  • Desconocedor. Desconocedor del proyecto y de sus impactos potenciales.
  • Reticente. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y reticente al cambio.
  • Neutral. Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni es reticente.
  • Partidario. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y apoya el cambio.
  • Líder. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y activamente involucrado en asegurar el éxito del mismo” (PMBOK, p.402).

Una vez hecha la clasificación, se debe planificar (siguiente proceso), ¿qué hacer?

  1. Project Management Institute. 2013. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). Quinta Edición, Pensilvania, USA. P.391.
  2. Para ver todos los detalles de la gestión de recursos humanos ver el capítulo 13 correspondiente en: Project Management Institute. 2013. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). Quinta Edición, Pensilvania, USA y Mulcahy, Rita. 2013. Preparación para el Examen PMP. Octava Edición. RMC Publications. USA y Lledó Pablo. 2013. Administración de proyectos: El ABC para un director de proyectos exitoso. 3ra Ed. Victoria, BC, Canada.

2) Planificar la Gestión de los Interesados.

* Según el PMBOK (p.399), “planificar la Gestión de los Interesados es el proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el análisis de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el éxito del proyecto”. El resultado será el plan de gestión de los interesados, el cual se vuelve parte del plan para la dirección del proyecto.

El plan se hace tomando los resultados de los análisis hechos en el punto anterior y preguntándose qué y cómo hacer para lograr buena cooperación y compromiso con el proyecto o qué y cómo hacer para disminuir o eliminar posiciones negativas de algunos interesados hacia el proyecto.

* “La gestión de los interesados es algo más que la mejora de las comunicaciones y requiere algo más que la dirección de un equipo. La gestión de los interesados trata de la creación y el mantenimiento de las relaciones entre el equipo del proyecto y los interesados, con objeto de satisfacer sus necesidades y requisitos respectivos dentro de los límites del proyecto” (PMBOK, p.400).

* Un ejemplo de estrategia es, Si encuentro que un actor tiene alta influencia, no conoce muy bien el proyecto, pero manifiesta alto interés por su desarrollo, ¿qué hacer? La planificación que hago es: Mantenerlo bien informado sobre los avances del proyecto, invitarlo a las reuniones de análisis de riesgos del proyecto, pedirle que participe en el monitoreo de uno de los riesgos identificado e invitarlo a la próxima reunión de análisis de los avances del proyecto. Esta estrategia será implementada junto con la estrategia de comunicación del proyecto.

3) Gestionar la participación de los Interesados.

* El proceso de gestionar la participación de los Interesados es el proceso de poner en práctica las estrategias planeadas. Es necesario comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades/expectativas, abordar los conflictos o quejas que se puedan presentar y promover proactivamente la participación adecuada de los interesados en las actividades del proyecto a lo largo del ciclo de vida del mismo.

4) Controlar la participación de los Interesados.

* Mediante este proceso se monitorean las relaciones generales de los Interesados del proyecto y se ajustan las estrategias y los planes para involucrar a los interesados. Hay que entender que en los procesos con los interesados lo importante es gestionar su participación. Si bien para esto es importante la comunicación, ésta se trata en gestión de la comunicación. El control recoge datos sobre el desempeño del DP y el equipo sobre la participación y luego del análisis presenta un informe y las conclusiones sobre medidas de corrección.